休会申請は会員（保護者）が、マイページから休会の申請を行える機能となっております。今までは休会を登録する際には、保護者から書類や電話で申請を受け、その内容を団体側で登録していた団体さまも多いと思いますが、オンライン上で対応が完結できるような仕組みとなっております。
休会申請の設定方法
左側メニューの「設定変更」を選択してください。
「ユーザーページ設定」を選択してください。
上部タブの「ユーザーページ設定」内にある「休会申請機能の利用」を「利用する」に変更することで、休会申請の利用が可能となりますが、まずはその前に「休会申請機能の設定」ボタンより、以下の設定を確認してください。
休会申請時の注意文言
休会申請時の注意事項等がございましたら、こちらのフォーム内へご入力ください。
入力した内容が、会員側マイページにて、上記赤枠部分のように表示されます。
休会申請受付時の自動返信メールの設定
休会申請を受け付けた際に会員へ自動送信されるメールの「件名」と「本文」の設定が可能となっております。
設定した「件名」「本文」が上記赤枠部分に反映されたメールが、申請者へ自動送信されます。
休会申請受付承認時の自動返信メールの設定
休会申請を団体側で承認した際に、会員へ自動送信されるメールの「件名」と「本文」の文言の設定が可能となっております。
設定した「件名」「本文」が、上記赤枠部分に反映されたメールが、申請者へ自動送信されます。
休会申請機能の設定が完了したら、休会申請機能の利用を「利用する」に変更します。これで会員マイページからの休会の申請が可能となります。
会員側の申請方法の説明
マイページログイン後、左側メニューの「各種申請」を選択してください。
「休会」を選択してください。
- 会員・・・休会を希望する会員の選択
- 休会開始希望日・・・休会の開始期間の選択
- 休会終了希望日・・・休会の終了期間の選択
上記3項目を入力後に「申請」を選択すると申請完了となります。
団体側での処理方法（休会申請の承認や否認）
左側メニューの「会員管理」を選択してください。
「休会承認」を選択 ※申請者がいる場合、申請数が赤く表示されます。
休会承認を選択すると申請者の一覧が表示され、赤枠部分の「詳細」から承認や否認が可能となっております。
※詳細を開かずに、一覧上から複数の申請を一括で承認することも可能です。
詳細を選択後、以下項目の確認及びご入力をお願いします。
- 休会期間・・・対象の会員が休会する期間を指定設定します。
※会員が入力した内容が反映されているので、申請内容と実際の休会期間が異なる場合などに修正を行います。 - 月謝停止期間・・・休会する会員から月謝を徴収しない期間を指定します。指定された期間中に、月謝一括作成を行っても、休会中の会員は月謝データが作成されません。例えば月謝停止期間を2023年8月〜8月で指定すると、1ヶ月分の月謝売上は一括作成されないようになります。
- 休会手数料・・・休会期間中もも月謝は通常通り徴収するという方針である場合や、休会期間に手数料を徴収するという場合には、休会登録と合わせてあらかじめ設定する必要があります。休会中に月謝一括作成を行った場合に、こちらで設定した休会手数料が計上されるようになります。
- 承認区分・・・「承認」を選択すると、休会申請が完了となります。
上記4項目をご入力の上、「登録する」を選択してください。
登録完了すると、休会設定一覧に情報が移行し、休会の承認が完了となります。
※指定の月謝停止期間を過ぎると、自動的に休会状態が解除されます。
※休会期間中でも、メッセージやブログ、イベントに申込等は可能となります。
