【テンプレート集】イベント業務で活用できるメッセージ

イベント関連の業務を行う際は、PiCRO Managerで会員連絡機能を活用することが効果的です。周知の徹底としてはもちろん、イベント売上増加に伴う収益アップも見込めます。今回の記事では、イベント関連業務のためにすぐに使えるメッセージテンプレートを紹介します。

本記事を読む前に、PiCRO Managerでイベント関連業務を管理するための一連の流れについて、下記の記事をご確認いただくことを推奨します。

会員連絡に関するデータ分析

メッセージテンプレートを紹介する前に、会員連絡を送信することとイベントの集客や売上に関連性があるのか、そもそも会員連絡を送信することによってどのようなメリットがあるのかについて確認したいと思います。
まず下記の図をご確認ください。

2017年以前からPiCRO Managerをご利用いただいているスクールを、会員連絡機能の利用の有無によって区分けしました。およそ8割のスクールで、会員連絡機能をご利用いただいております。ここで注目していただきたいのが、会員数自体よりもその成長率です。会員連絡機能を使っていないスクールがわずかに微減しているのに対し、会員連絡を行っているスクールは約113%会員数が増加しています。会員連絡だけが成長の要因ではないのは当然です。しかし、しっかりと連絡をとるようなスクールの運営体制が保護者に安心感を与え、新規顧客の獲得や継続率のアップにつながっているのではないでしょうか。

また、上記の会員連絡機能を利用中のスクールを、さらに送信件数ごとに区分けし、データを抽出した図が下記になります。

受信者数に関わらず1回の送信を1とカウントしていますが、会員数が多いほど送信件数も多くなっています。会員から送られてきた連絡への返信等もあるため、会員数が多いほど会員連絡の送信件数も必然的に多くなるようです。

続けて、イベント管理機能の利用の有無によってスクールを区分けしたデータをご覧ください。

こちらの「イベント管理機能利用あり」はイベント管理機能によってイベント売上を計上している団体のみが対象となっております。無料イベントのみを管理している団体は、今回は利用なしの方に含まれます。売上登録までしっかりと利用しているスクールは、全体の約11%となりました。イベント管理機能を利用しているスクールが少ないので正確なデータとは言い難いですが、イベント管理機能を利用しているから会員数が多いというよりは、あくまでも会員数が多いスクールがイベント管理機能を利用しているというような状況です。メッセージ送信件数についてもイベント管理機能を使用しているからというよりも、会員数の多さに起因するものと考えられます。また、イベント管理機能の利用の有無とスクールの成長率にも相関はなさそうです。

この図のみですと会員連絡管理とイベント管理機能に関係はなさそうに見えますが、下記の図をご覧いただけますでしょうか。

こちらは、イベント売上の合計金額を所属会員数で割った「会員平均単価」によってスクールを区分けした図になります。区分基準は10,000円となっております。会員数、成長率はほぼ同じですが、注目すべきは会員連絡の送信件数です。会員数が多ければ多いほど会員連絡の送信件数が多くなるのは先述の通りなのですが、会員数がほぼ同じなのに約4.7倍の差が出ております。

もちろんイベントだけでこの差が出ているわけではないと思いますが、イベントに関しても細かく連絡を送信していると考えられます。「しっかりとした周知によりイベントの認知率が高まる→イベントの申込み率が高くなる→イベント売上が高くなる」というような流れが確立されているのではないでしょうか?また会員連絡を頻繁に送ることで保護者との信頼関係を築けており、保護者が安心してスクールにこどもを預けられるということも、イベントの申込みにつながっていると考えられます。

以上の内容をまとめると、会員連絡をしっかりと送ることは下記のような効果を見込むことができると言えます。

メッセージテンプレート

先述したとおり、PiCRO Managerでイベント管理機能を利用しているスクールは約11%程度です。まだイベント管理機能を活用していないスクールの方々も、イベント売上によってさらなる収益アップを図っていただけたらと思います。すぐにでも取り組んでいただけるように、そして効果的なメッセージを送っていただけるように、イベント売上を大きく上げているスクールが実際に送信しているメッセージをもとにイベント関連業務で使用できるテンプレートを作成しました。コピーアンドペーストをしてご使用ください。また、マスタ管理から会員連絡用のテンプレートを保存し、メッセージ作成時に読み込むことも可能です。

  1. イベント申込み受付開始時
    PiCRO Managerにイベントを登録した後、申込みの受付開始時に送るメッセージテンプレートです。文章だけでなく、合宿の案内等の資料を添付することでよりイメージがつきやすくなり、申込み率がアップする傾向があります。

平素より、当クラブにご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
本日より<<イベント名>>の受付をスタートさせていただきます!
○月○日までの受付になります!

定員:○名
参加対象:○○(学年・クラス等)
参加費用:○○円


【お申し込み手順】
・PiCROにログイン後、左メニューの「イベント」からお申し込みください!                     
・イベント参加費用は○月月謝と一緒に引落となります。
・定員になり次第、受付を終了させて頂きますので、お早めのお申込みをおすすめします!


イベント当日の予定、持ち物については下記をご確認ください。
【日程】
○月○日
○○時○○分:集合(集合場所も記載)
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:

○月○日
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:
○○時○○分:解散予定(解散場所も記載)

【持ち物】
○○、○○、・・・・・・・・

イベント概要については本メッセージに添付しておりますので、
そちらもご確認ください。

ご不明な点がございましたら、
こちらのメッセージに返信していただくか、お気軽に事務局までご連絡ください。
折り返し、ご連絡させて頂きます。

沢山の方の参加をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

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○○スクール事務局
TEL:**-****-****

  1. 申込み受付完了時
    保護者がイベントに参加申込みをした後、参加の意思をスクール側で確認したということを伝える意味でも、御礼を兼ねたメッセージを送りましょう。

この度は、<<イベント名>>にお申込み頂き、誠にありがとうございます。

<<イベント名>>のしおりを添付いたします。
しおりについては紙でも同じものをお渡しいたしますので、ご確認くださいませ。

<<イベント名>>までに確認したいことや伝えておきたいこと等がございましたら、
こちらのメッセージに返信していただくか、お気軽に事務局までご連絡ください。
折り返し、ご連絡させて頂きます。

引き続き何卒よろしくお願いいたします。

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○○スクール事務局
TEL:**-****-****

  1. イベント帰着予定遅延時
    バス等で移動するイベントの際に、渋滞等で帰着予定が遅くなりそうな場合は、すぐに連絡を送りましょう。保護者の安心につながるだけではなく、解散場所が混雑する事態を避けるためにも重要です。

<<イベント名>> 保護者の皆様

平素より、当クラブにご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
この度は、<<イベント名>>にご参加頂き、誠にありがとうございます。

○○時に宿舎を出発しましたが、交通渋滞に巻き込まれており、
帰着時刻が遅れる見込みです。
現時点での帰着予定は○○時となっております。
帰着予定がさらに遅れる場合は再度連絡いたします。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

お子様の到着まで、もうしばらくお待ち下さい。

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○○スクール事務局
TEL:**-****-****

  1. イベント終了後
    イベントが終了した後は、御礼メールを送りましょう。イベントの感想は子どもから直接聞くと思いますが、先生/コーチの目から見た様子も気になるものです。イベントが充実したものだったと保護者に伝われば、次のイベントの参加にも繋がります。

<<イベント名>> 保護者の皆様

先日は<<イベント名>>にご参加頂きありがとうございました。

○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○


(先生/コーチから見たイベントの様子、感想など)

また、忘れ物や他の子のものを持って帰ってしまったなどといった連絡を受けています。
何かございましたら、こちらのメッセージに返信していただくか、事務局までご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

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○○スクール事務局
TEL:**-****-****

まとめ

今回はイベント関連業務で活用できるメッセージテンプレートを紹介いたしました。今後も定期的にメッセージテンプレートを配信しますので、ぜひ有効活用してください!

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